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設計者のための仕事効率化アイデア〜タブレット編〜

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みなさんも、仕事を早く終わらせて好きなことに打ち込みたいと思った事はありますよね?

 

今日は、

タブレットを利用した仕事効率化アイデア

を紹介したいと思います。

 

これも前回のおさらいですが、

下記が、私が研究したデバイスにより大きく違うところです。

 

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①操作性 

機能の充実度や画面の見やすさでは「モバイルPC」タブレットが役立つものの、持ち運びやすさは断然「スマホ」が有効。

② データ編集機能

データ編集やファイルの解凍はスマホでは難しいため、CADによる作図など難易度の高い作業は「スマホ」ではできない。

③利用機会

外出先での利用の多くは急な対応が多く、電話・メールなどの通信、スケジュール管理がほとんど、いつでもどこでもという点で「スマホ」が有効。

④データ共有機

データ共有はセキュリティの関係で社員間に限られ、外注(下請)事務所から来たデータを編集する際は、「モバイルPC」がやりやすい。

 

タブレットには一見特徴がないように見えますが、

画面の大きさは、図面のやり取りを生業とする我々にとってはとても大事です。

スマホ」では画面が小さすぎて、データ上で図面を見ることがストレスになるからです。

そして、画面が大きいということは、自分だけでなく他の人も画面を見やすいということです。

 

そこで私は、「タブレット」を、

時短コミュニケーション強化ツール

と考えました。

 

コミュニケーションを強化するためには、タブレットの他に、タッチペンとキッボードが必須です。

いくつか試しましたが、iPad + Apple Pencil が一番使い心地が良いです。

 

プロジェクター投影でペーパーレス会議

設計者は、平面図や立面図、パース等のたくさんの図面を使って打ち合わせを行います。

これまでの打ち合わせと言えば、

会議前に出席者全員分のA3資料を十数枚づつ出力し、

合計100枚以上にもなる重たい紙をカバンに押し込み、出かけていました。

体力を使いますし、出力とクリップ留めに時間がかかって、いつも大慌てで電車に飛び乗っていました。

 

ある時、社内でペーパーレス化の取り組みがスタートしました。

そこで私は、その取り組みを社外打ち合わせにも展開しようと考えました。

 

どこの企業も最近は必ず会議室にプロジェクターやモニターが置いてあります。

オフィスで作成した打ち合わせ資料データ(PDF・pptデータなど)をクラウド上にアップしておけば、

会議室に着いた瞬間、タブレットとプロジェクターを接続するだけで会議がスタートできます。

 

意外にも、多くのお客様からこの取り組みに賛同して頂きました。

 

会議中の書き込み→即時送信

さらに、タッチペンがあれば打ち合わせ中に直接画面に書き込みができます。

紙面を使っての打ち合わせでは、口頭でのやりとりとなってしまい、後々考えに齟齬があった事に気づくということもありましたが、

 

画面を全員が目視しているので、映像で情報を共有することができ、間違いが少なくなりました。

さらにその書き込まれた情報が、打ち合わせ資料 兼 議事録となるので、

打ち合わせ後は、全員に赤チェックやメモ入りのデータを送付するだけでも記録となります。

オフィスに帰って資料を見ながら議事を思い返して議事録を書くという生産性のない行為を少なくすることができます。

 

会議で入力していても誰も不快に思わない

会議中、スマホを取り出してメールチェックなどをしていると、

「会議中に別のことをしてケシカラン!」と不満に思う方も、まだまだいらっしゃいます。

でもノートPCであれば、会議中でも机の上にあることが普通になってきました。

そこで会議中は、タブレット + キーボードが活躍します。

 

あまり自分に関係ない議事であったり、他のことをしていても話半分聞いていればいいような時間は、

誰の機嫌を損ねることもなく別の作業をすることができます。

たまに会議に関係する情報をインターネットで検索したり、

クラウド上から情報を引っ張ってくるだけで、「さすが!」という評価も得られます。

 

当然、会議の内容を把握していることが前提ですよ!

話を振られて、聞いていなかったというのは怒られます。

 

タブレット」で手戻りの少ないコミュニケーションを行おう

このように、タブレットは画面の見やすさと書き込みのしやすさがあり、

最大限この特徴を生かせば、最高のコミュニケーションツールとなります。

時には会議中に作業していても怒られない雰囲気のようなものがあります。

 

コミュニケーションミスによる手戻り防止や、多少ズル賢い作業時間づくりで

本来、自分には必要なかったのに時間を取られてしまっていた無駄をとことん削除し、

本当に必要な時間を紡ぎ出す努力をしてみてはいかがでしょうか。