やすこふのお金の知恵袋

稼いで、貯めて、増やすためのお金の知識を養う情報を発信しています。

設計者のための仕事効率化アイデア~スマホ編~

f:id:yasukofu:20191005220921p:image

建設業と言えば長い業務時間を想像されますよね?

 

そんな状況を変えるために企業は日々努力しています。

そして、

仕事量を減らさず残業時間を減らすことは、私達が企業から与えられた命題で、

最近は日夜、業務効率化について考えています。

 

 

今日は

スマホを利用した業務効率化手法

をご紹介したいと思います。

 

 

■デバイスの特徴比較

f:id:yasukofu:20190930230814j:plain

モバイル機器の業務利用比較

これは、私がモバイルPC、タブレットスマホを使い比べてみて、用途に応じた使い心地を評価したものです。

 

大きく特徴をあげると、

①操作性 

機能の充実度や画面の見やすさでは「モバイルPC」「タブレット」が役立つものの、持ち運びやすさは断然スマホが有効。

② データ編集機能

データ編集やファイルの解凍はスマホでは難しいため、CADによる作図など難易度の高い作業は「スマホ」ではできない。

③利用機会

外出先での利用の多くは急な対応が多く、電話・メールなどの通信、スケジュール管理がほとんど、いつでもどこでもという点でスマホが有効。

④データ共有機

データ共有はセキュリティの関係で社員間に限られ、外注(下請)事務所から来たデータを編集する際は、「モバイルPC」がやりやすい。

 

上記のように、

スマホ」は圧倒的に携帯性が優れており、高頻度で行うちょっとした作業に向いています。

 

そこで私は、「スマホ」を、

すきま時間を有効に活用するためのツール

と位置づけました。

 

移動中の指示・連絡に「チャット機能」

電車・タクシーでの移動は5分でもあれば「スマホ」をチェックします。

やり取りは即時性を考えて、Teamsやskype、Lineなどで行うようにしました。

必要なデータがあればクラウド上にアップしてもらい確認。

 

たった5分間のすきま時間を埋めるだけで、

スタッフは指示待ちがなくなり、無駄なくプロジェクトが進むようになりました。

 

予定を共有する「スケジュール機能」

 

手元の「スマホ」に予定を入れるだけで、office365を通してすべてのデバイスにスケジュールが同期され、社内のスタッフであれば誰でも私の予定表が覗けるようになっています。

手書きだとスケジュールが変わるたびに消しゴムで消して、また書いてという 

作業にしていましたが、ワンタッチで予定変更も簡単です。

 

予定を聞かない、聞かれないで、「スケジュール調整」という最も無駄な作業を削減できました。 

 

また、

交通系アプリで電車の時間を調べたら、共有ボタンをタップするだけで、

電車の発着時間まで一瞬で予定表に記入できます。

 このアプリ連携は色々試していますがめちゃめちゃ便利です。

また別の機会に紹介したいと思います。

 

やることリスト「リマインダー機能」

リマインダー機能は、何をいつまでにやらなくてはならないか、その日やることを事前に記入しておくために使っています。

予定表にも表示できるので、

その日やる作業と会議の予定を同時に見ながら業務時間の調整ができます。

 

一つ「やること」が終わったら、

ポチっとボタンを押すと項目が消える設定をすると、

「終わった!」という感じがして気持ちがいいです。

その日のやることリストが空白になったらサッと帰りましょう。

明日やるべきことは明日やればいいのです。

 

イデアノート「メモ機能」

 アイデアは思いついたらすぐに書き込むこと。

一瞬のひらめきは、一瞬のうちに記憶から消え去ります。

ノートと鉛筆を取り出しているうちに忘れてしまいます。

ポケットからすぐに取り出して書き込める準備をすることをお勧めします。

 

 

スマホ」で限りある時間を有効に使おう

このように、スマホはとにかくいつでもどこにでも持ち運べる携帯性と、

立っていても、寝転んでいても打ち込める操作性に優れたツールです。

 

常に携帯することで超高効率に業務遂行ができます。

限りある時間を少しでも有効に使うために、

すきま時間にぼーっとしない努力をしてみてはいかがでしょうか。