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外勤が多い建築士のチーム連携法

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本日は、ICTを利用したチーム連携についてです。

 

建物は”不動”産と呼ばれるとおり、

建てようとしたところでしか作ることができません。

建築設計者は、設計図を書いたら終わりではなく、

建設工事が始まると定期的に工事現場を訪ね、

工事が設計図通りにできているかチェックします。

 

設計図では表されていないような細かい物事を決める作業や、工事中に設計内容を変更することもあるので、

定期的に工事現場で現場職員や発注者と打合せをする必要もあります。

 

設計期間中も、発注者、行政、消防、材料メーカーなどと打合せを繰り返して様々な条件を噛み砕いて設計するため、日中はほとんど社外で打合せをしています。

 

そんな時に困るのが、社内で作図等の作業をしているスタッフとのコミュニケーションが取れないことです。

設計の条件整理の打合せをしても、それを出力するための打合せの時間が日中には取れないのです。

 

仕方なく夜中に打合せをするのですが、

最近では多様な働き方を受け入れる必要があり、時短業務の方も少なくないです。

幼児を抱える親や再雇用社員の方に帰るまで待っていてとも言えません。

 

そんな時に、最近目覚ましく発達しているICTはとても役立ちます。

 

office365の活用事例

当社ではoffice365 を活用した社内連携を取り入れています。

1. Teamsで遠隔情報共有

チャットやテレビ会議が可能なコミュニケーションツールです。

 

社外での打合せ中や移動中にチャット機能を用いて社内スタッフへ指示をしたり、

テレビ会議で社内で開かれている会議に出席する事もできるようになりました。

 

2. OneDriveでリアルタイムデータ更新

クラウド上に用意された自分専用のデータ保存場所です。

これは、他者とデータを共有する事もできます。

 

同一ファイルをリアルタイムに更新できるので、

例えばチーム2人で打合せに出た時などに議事録のファイルを共有しておけば、

話をしていない人が議事録を書き、話者が交代したら記録係もスイッチするという流れで議事録が打合せ中にほぼ完成します。

わざわざ会社に帰って議事録を書くという時間を削減できますし、

打合せの結果もすぐにどこからでも見ることができます。

 

チームでのデータ共有は、

SharePointという機能があるのですが、

ipadとの互換性があまりよくなく使っていないのが現状です。

この改善方法がわかれば、またチーム連携の可能性が広がりそうです。

 

3. 予定表でスケジューリング

オンラインのスケジュール帳です。

私は、数年前に手書きの手帳を持つのをやめました。

自分の予定は全てoffice365の予定表に入れています。

社員全員が私の予定を閲覧できるので、

誰でも私の空いている時間を確認することができます。

いつ帰ってくるのか待っていたり、みんなに聞いて回って会議の日を調整する手間が省けるようになりました。

打合せしたいと思ったら、ワンクリックで出席者全員の予定を押さえることもできます。

 

それでも対面の打合せが大事

私は、多少無理をしてでも週に1度はチームメンバーの全員と直接会話をするようにしています。

電波を通さず顔を見て声を聞かないと、

文章でやり取りしているだけでは、相手が何を考えて作業を進めているのかというニュアンスが分からず、

気遣いが欠如してしまいます。

 

知らないうちに

不満を感じている人がいたり、

爆発寸前の仕事を放置している人がいたり、

気付けなかった事も何度かありました。

 

これからも、

日々進化するICTを上手に使いながら、

肌感のあるコミュニケーションも大事にしていきたいと思います。

 

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